邮件签名模板(邮件签名一旦这么写)

作者童(诉信:译著360)

资料来源:易米班(已帮助10万名外商)

有一个问题我不知道你有没有遇到过,就是当你刚到一个公司的时候,不管你是做业务的还是做助理的,公司可能会给你安排一个老板和一个主管。

为了显示他的重要性,有些老板会尽量让客户知道我是最重要的,你只是我的助理。这个时候他会索要你的邮件,不仅需要复制给他,甚至会让你在邮件里加上他的名字。

也就是说,电子邮件中经常出现双重签名。

很多朋友都有这个亲身经历,包括我自己。

这确实是一件令人不安的事情。

一方面,他是你的老板或者上司,你必须听他的。另一方面,你也不想在这里永远没有存在感的当助理。

这种情况下,我该怎么办?

01

顾客困惑

销售是间接费用

有一个朋友的分析很到位,发给大家看,朋友说:

双重签名的问题实际上是通信中的对等原则。

如果是主订单处理器,职位一般是销售,对应买家或者跟单员。

如果出现异常情况,这两个人无法处理,可以先咨询他们团队的工作人员寻求帮助,找到解决方案后,在回复邮件中抄送给帮助者,以确保传达的信息准确流畅。

已经来不及处理了。为了节省时间,只能由帮工通过直邮沟通;但除非万不得已,否则不要轻易这么做。换人就是主处理人能力不足,团队沟通不好。

你想想,如果你是买家,从一家公司买东西,当然希望只用一个人就能搞定所有的事情。

如果一个公司组织结构庞大,你需要找一个人下单,一个人确认包装,一个人出货。光是记住这些人的名字和职位就会晕。

更有甚者,有些经理为了突出自己的重要性,总是跟客人强调,如果有解决不了的问题,可以找他。

这样,客人一遇到异常情况,就可以立即在双签中找到自己的联系方式,直接联系。

久而久之,为了省力,客人当然可以直接找会处理问题的人。销售是架空的,觉得没用,老是让客人费心领导;

而领导整天忙忙碌碌,无法实现分工协作的效率。

所以,只有一个签名就够了。

一个签名意味着我可以处理一切,直到我来到这里;即使事情超出我的能力范围,我也有团队支持。

不管我们在背后花了多少人力物力和精力想办法,我都不需要让你知道,也不需要麻烦你。

02

任何人的工作

值得肯定

这位朋友的分析也说清楚了我为什么反感这种做法。说到底就是尊重别人,尊重自己。

这种情况在国内一些公司屡见不鲜,但国外客户的邮件绝对不存在双签名问题。

前几天,一个刚入职的新朋友和我私聊。他最近的困惑来自双重签名。唯一的区别就是业务员的名字写在前面,老板的名字写在后面。

由于交易会的名片上只留下了老板的名字和邮箱地址,所以每次客人发邮件来,他都只写老板的名字,这让售货员看起来像个助手。他也知道这样一直走下去不是选项,就来问我是不是应该在客户面前刷一下存在感?

其实老板的做法在我看来有点低,想让业务员不放权就接订单。没有基本的尊重。

刚入职的时候,被要求用双签名做业务员助理。我当时很难受。为什么我做了所有的工作,你却拿走了所有的功劳?

客人甚至不知道我的存在,即使知道也不会安心,因为写的和发邮件的都是业务员的名字。

那我心里就会难受。我可能会遇到其他几件不舒服的事情,我会离开。

这就是现实。

所以,当我当上了主管,接下了团队,我绝对不会让别人感受到我当年那种难受的处境。

每个人的工作都值得肯定和尊重。别人做的事,不需要鼓励,不需要奖励,但是不能剥夺他们的基本尊严。

以欧美国家为例,高管访问公司时,小职员可能会为几位领导冲咖啡,但每位领导都会对小职员说谢谢,甚至会看着她的胸甲,直呼其名,谢谢莉莉,这是对别人的尊重。

如果你大张旗鼓的拿着咖啡,和同事开会,不跟小职员说谢谢,那是一件很奇怪的事情,也就是很没礼貌,因为你不尊重别人的劳动,哪怕只是一件小事。

不过国内文化还是有点不一样。好像老板给员工发工资发奖金,员工给你打工是对的。你可以忽略所有员工的劳动,但没关系。我对这种做法非常反感。

在回答朋友的问题,如何在顾客面前找到存在感,我曾经这样做过:

这部分内容设置为隐藏,只有回复后才能看到。

不管客户能看到什么,能理解什么,出差回来的老业务都不会觉得你有抢客户的嫌疑。

03

找到平衡点

定协调度

但是我同样也给朋友们表达了,不要 argue with your director。

你在公司工作,需要按照公司的规则办事。如果上司要求你用双签名,当然要按照公司要求来做,而不要去抵触或者反对,这样反而会影响公司的统一管理。

其实还有一个办法,既可以让客人不会困惑,知道该如何称呼这个双签名的Lucy/Lily,也可以让公司便于管理,就是签名加备注的方式。

我也有一个美国供应商,一个importer,她的签名就是在自己签名下面,加一个备注:

(Remark: Please contact Ms. Emily Clark for any important issue with top priority or my absence. Anybody could reach her at +***** and EClark@***.com)

这也是一个办法。

其实要满足双方,让彼此都满意,有很多柔和的处理手法。

除了看管理者如何动脑筋做平衡,更重要的是你在规则中如何协调,配合得当。

ps:除此之外,关于外贸上的其他工作内容,我也整理了一些视频和文档整理给大家,相信一定会对各位有所帮助。需要的朋友可以直接添加我的vx(添加方式见签名)

外贸这条路不好走, 希望每一个外贸人都能成为自己最希望的那个样子。

祝大家一切顺利。

「历史文章」

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