email格式(英文EMAIL应该这样写)

本文作者:小郑杰西卡

话说,今天这篇厉害了,是我花了15年才写成的!

如下干货内容太多,烦请大家泡杯茶或咖啡,坐定下来仔细看、好好做笔记、收藏下来经常复习哦~

什么是Plain English;「Please do this.」写得对不对?5大基本原则和常见错误。

简明英语

之前说过,我的职业生涯从一家著名的法国公司开始,一切都是Free Style、包括写英语邮件。

因为怕人嘲笑我英语不够好,每次我都挖空心思、竭尽所能寻找花哨的单词和词组。所以,我的邮件都是下面 这样类型的:

Please be advised… I should be grateful if… I will utilize… Prior to…

还得意得不的了!

直到去年年底,我在Edx自学「如何有效沟通」的时候,看到来自「哈佛商业评论 」的表 ,顿时颠覆三观!

又臭又长的都是错的; 短小精悍的日常英语才是对的! 原来我写了15年英语邮件,却突然发现自己统统写错了!!!!!

因为,写邮件的目的是为了有效沟通,清晰、传达有效信息给收件人并给出指令,无论中文邮件、英文邮件还是火星文邮件,都一样。

所以,我们应该使用简明英语(Plain English),强调简洁、清楚、避免使用过于复杂的词汇,让人看了就秒懂。这样写起来快、读起来快、理解起来更快!

也就是说,英语邮件写得好不好,和英语是不是你母语、你的英语能力如何完全没!关!系!

颠覆三观了有没有?

接下来,请看五大常见错误和实操指南。大家有则改之,无则加勉,共同进步哈!

5大错误

1) 用词花哨

告诉我,你是不是和我一样,为了显示自己的英语能力,每次写邮件都尽量挑花里胡哨的词,显得自己很懂的样子?比如:

用utilize,不用use;用terminate,不用stop;用attempt,不用try。

毕竟,我也是过了英语6级的人呢,这种「use」、「stop」和「try」太简陋!

哎,大错特错了15年!

英语邮件第一原则:用日常词汇。

正如Plain English坚定的倡导者巴菲特所说:

「Write to inform not to impress.」

也就是说,我们写作的目的是为了告知(Inform),而不是为了炫耀自己英文多厉害!

使用那些华丽的词汇不仅很难看懂(要查字典才行!),而且让你的邮件显得很做作,反而增加了沟通成本。

所以,英语几级没关系,英语词汇量不够也没关系,在商业世界里,普通的Everyday English足够用了。请看下面更多例子,右边的日常词汇才是正确的打开方式。 concerning→ about consequently→ so alternatively→ or attempt→ try

总结:

写邮件是为了沟通,不是为了炫技。

Do: 使用简单通俗的Everyday词汇;

Don’t: 不要用复杂、华丽的词。

2) 句子很长

告诉我,你是不是和我一样,喜欢在邮件里用长词组,显得句子很丰富的样子?比如:

用on daily basis,不用daily;用at the present time,不用now;用on behalf of,不用for.

你是不是还喜欢用复杂的长句,显得自己逻辑很厉害的样子?比如:

for xxx , for example…, which… and … therefore… when…

毕竟我们考英语时阅读分析是重中之重!

哎,大错特错了15年!

英语邮件第二原则:能短则短

因为长句子、长词组很啰嗦,而且没必要的冗长让人读起来很累。举几个例子,才是正确的打开方式:

in conjunction with

with

despite the fact that

although

Thank you for your courtesy and cooperation

Thank you

同样,每一句话也不能太长,控制在15-20个单词,只有1-2个主要想法就可以断句了。千万不要一句话里说很多前因后果、前世今生、左右举例,这样你写得很累,读的人更累!

总结:

短小精悍才是王道!

Do: 使用简单的单词和句子;

Don’t: 少用不必要的长词组,少用结构复杂的长句子。

3)缺少有力的动词

告诉我,你是不是和我一样,喜欢在邮件里用各种被动时态,以及「to have」 「to be」这种有的没的的动词?

哎,大错特错了15年!

英语邮件第三原则:用有力的动词,多用主动语态。

和中文一样,在英语里,动词是整句的灵魂!所以,在商业世界中,用清晰、有力的动词,会让整句话立刻生动起来,有一种跃然纸上的感觉。比如: I will have a discussion with you. I will discuss with you.

明显后者更有力量,有一种马上就要行动起来的迫切感。

同样道理,我们也应该多用主动语态,让整句话更生动。比如: It will be done. We will do it.

不仅如此,用被动语态更啰嗦冗长,而且容易造成歧义:到底谁来做这件事,你,我,他,还是我们?

举几个例子,举几个例子,才是正确的打开方式:

We made an application…

We applied…

We will provide appropriate information to XXX

We will inform XXX

The implementation of the method has been done by a team.

A team has implemented the method.

当然,有些情况下确实需要用被动式,那就特别情况特别处理,一般情况下,超过9成的句子都应该用主动式。

总结:

动词是一句话的灵魂。动词用得好,邮件一定差不了!

Do: 使用简洁有力的动词和主动语态

Don’t: 少用被动语态,不用Weak的动词

4)看不懂的行业术语

告诉我,你是不是和我一样,在邮件里充满了术语和缩写,显得自己很Insider的样子!比如:

Let’s touch base tomorrow;Drill down XXX;Does it move the needle?

哎,大错特错了15年!

英语邮件第四原则:不用Jargon

Jargon,指在特定人群中才能懂的行话。比如财务领域有专门的Jargon,Marketing也有专门的Jargon,有很多大公司更有不成文的Jargon字典(比如著名P打头的日化巨头)。

还有一些Jargon来自体育项目,被很多男性高层Pick,就逐渐流行开来,比如Touch base,就是由棒球术语而来。

这种行话在跨部门沟通或者写给外部供应商或者客户时,对方根本Get不到。所以,除非你120%确定收件人能懂你的行话,否则尽量不要用。

总结:

不要用行话!

Do: 使用正常的英语;

Don’t: 少用小范围特定人群才懂的行业术语。

5)虚头巴脑假正经

告诉我,你是不是和我一样,喜欢在文章结尾写一大串,显得自己很有礼貌的样子!比如:

I should be grateful if…;Your response is highly appreciated;at your earliest convenience.

哎,大错特错了15年!

英语邮件第五原则:该明确指示就明确指示

工作不是谈情说爱,不是请客吃饭,更不是和人讨价还价,也不是等人convenient了再回,而应该直接下指令说:

Please send it to me;

as soon as possible.

如果你明确需要对方行动,可以连「Please」都省去。因为你加了「Please」,其实是留了余地给对方可以不Action的。

当然,每个公司风格不同,有的公司更礼貌保守(比如我司),大家还是要根据公司的风格来自行调整。

总结:

写邮件不是请客吃饭!

Do: 明确发出指示;

Don’t: 虚头巴脑不必要的客气。

总结:

最后,我用巴菲特的一句话做总结:

「To succeed, I don’t need to be Shakespeare; I must, though, have a sincere desire to inform. 」

意思就是莎士比亚这样的文采没有毛用,我需要的是真诚地告知信息。

其实,不光写邮件,开会、培训等也是一个道理,要用清晰、直白、简洁的语言把事情说清楚,永远要想的是:我怎么才能更有效的Inform我的观众?这大概也就是为什么我的澳洲同事表扬我的原因。

总结如下,小郑做了个知识卡片方便大家存储下来。我也附上了上一篇如何写Email的知识卡片,两个对照起来一起用,保证你写邮件能力大增,到时升职加薪记得给小郑留言哦。也记得分享给你身边需要的小伙伴们哦~

小郑的话:

我们学英语时,经过四、六级甚至托福、GRE和GMAT的洗礼,就喜欢用复杂、生僻的词汇炫耀自己,却从来没有人教过我们:在商业世界里,简单就是王道!

但是,I don’t know what I don’t know,导致了我生生写错15年的英语邮件。我常常在想,如果刚上班时有人能教我这些,我将会少走多少弯路啊。所以,呕心沥血写了这篇分享给大家。

其实,你会发现很多歪果同事写的邮件也很不堪,我们千万不要为了迎合Ta们而拉低自己的标准。每天进步一点,才是正确的工作方式。我在文末附上一些有用的链接给大家,有兴趣的可以继续研究。

以上是我个人的一些总结,我也在每天学习进步ing。加上文章篇幅有限,我只能先写那么多,欢迎大家留言补充。

----- the end -----

以上图片来自网络,侵删

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【关于小郑】

我是爱折腾的小郑,复旦毕业,在欧莱雅、Dior、娇韵诗等跨国公司工作15年 +,先后在中国、美国和澳洲工作;上过杂志封面,做过 DJ,辞职开过舞蹈学校,是一枚无婚无娃无房的斜杠中年。

我没有团队,白天上班,晚上码字;爱写买买买、职场打怪兽秘笈和东西文化差异,半个人已经坚持了一年多啦。我没啥优点,就是有点努力

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